第一章 总 则
第一条 为加强学院科研档案管理，依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》及上级的有关规定等法律、法规和规章，结合学院具体情况，特制定本规定。
第二条 科研档案是指学院教学科研活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表及声像载体材料。
第三条 科研档案是反映学院教学科研活动的真实记录，必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全、便于开发利用。教务处、各教学院系、重点学科、实验室在教学、科研活动中形成的科技文件材料应立卷归档，按规定移交综合档案室集中保管，任何部门和个人不得擅自留存或销毁。
第四条 教务处是学院科研档案立卷归档的责任部门，应配备兼(专)职档案人员负责科研档案的收集、立卷、归档工作。
第五条 教务处应把每个课题5%的科研经费暂扣在本处，待科研档案归档并经综合档案室验收合格后，再发放5%的科研经费。
第六条 学院综合档案室负责对科研档案督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档。做好对科研档案的接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用、统计等工作。
第二章 科研档案归档的范围、内容和重点
第七条 归档的范围见《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》。
第八条 归档的主要内容包括科研综合管理、科研课题（科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用、结题报告）等方面对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的科技文件材料。
第九条 归档的重点是学院研究课题(项目)的依据性材料、实验过程中形成的数据、调查记录、原始性材料和成果性材料、报告、专著等有保存价值的科技文件材料。
第三章 科研档案归档流程
第十条 教务处和各科研课题项目组，按各自的职责范围，分别形成、积累和整理科研工作各阶段的有关材料。
第十一条 科研项目一经立项后，项目负责人在制定和讨论工作计划安排时，向项目组成员布置平时积累科研材料的任务，并指定专人作兼职档案员。兼职档案员应在科研项目从立项到完成的每个阶段收集科研档案的归档材料，并按规定进行整理、立卷，按时完成归档工作。
第十二条 在科研项目进行过程中，项目组应对归档范围内的文件材料按照归档要求进行收集、登记。
第十三条 科研项目完成后，申请鉴定、评审、验收前，项目组要将本项目研究过程中形成的文件完整、系统的整理好，由项目负责人复核后送教务处科研档案专(兼)职档案员审查、由专(兼)职档案员向学院综合档案室归档后方可申报鉴定。归档的文件材料必须是签署、盖章手续完备的原件。
第四章 科研档案归档的要求
第十四条 科研计划，科技成果归档材料的要求应根据项目性质的不同而有所区分，按类别分：基础研究项目(软科学研究)，应用基础研究项目(计算机应用等)，预先研究项目，技术革新(攻关项目)，标准制定，成果知识产权(技术咨询、技术成果及转让、专利、软件版权登记)、技术引进等。
第十五条 根据科研材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及材料的内容、价值、数量和载体形式等情况，将每个项目的材料进行系统整理，组成一题一卷或一题数卷，将最能反映项目概况的科研材料，如开题报告、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算等整理成综合卷，排放在项目全部案卷之首，其余材料按科研阶段依次系统整理组卷。
第十六条 内容不可分的科研材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
第十七条 拆除卷内的金属物，对破损的科研材料进行修补，填写卷内目录、备考表和案卷封面，每件科研材料用线装订，并用科技档案盒保管。
第十八条 归档的科研文件材料必须是原件（定稿），做到审查手续完备。项目执行期间的任务书、年度执行情况表、总结报告、记录本等一律要求用A4型号纸张，格式统一，字迹工整，图像清晰，装订整齐，禁用字迹不牢固的书写工具，以利长久保存。
第十九条 科研档案可按规定划分秘密、机密、绝密三种。保管期限划分为永久、长期、短期三种。凡要销毁的科研档案，必须提供清单目录，经分管院长或处长审定。销毁时要指定监销人，以防失密。
第二十条 凡是原始资料、各种文件材料手稿及正本，一般归档1份，重要和经常使用的应酌情增加副本。报告、论文等可随手稿多归档1-2份，以便保护原件。
第二十一条 一般科研项目在成果鉴定后二个月归档；复杂的周期长的科研项目可分阶段归档；理论研究项目在论文、著作定稿后归档；中断或终止的重要项目，在批准停止研制时归档。归档时应列出清单，向综合档案室移交，交接双方签字后归档。
第二十二条 科研人员调动工作时，必须将本人承担任务的全部科研文件材料向项目组进行清理移交，不得带走。
第二十三条 与外单位合作的科研项目归档，如学院是项目主持单位，则保存一套完整的科研档案（包括协作单位的相关档案复制本），如学院是协作单位则保存与自己承担任务有关的档案正本。
第四章 科研档案的管理
第二十四条 科研项目申报成果评奖时，应由综合档案室确认档案合格并出具相关证明，否则不予申报，成果获奖后，应将申报评奖材料（奖状、奖章、证书）原件及时归档。档案资料的管理要严格按学院有关保密要求进行。
第二十五条 非本科研项目人员凡需利用(查阅、借阅、复制、咨询等)科研档案，须经有关领导批准，履行审批手续。
第二十六条 科研档案保管工作必须切实做到安全、不遗失、不泄密。要防潮、防火、防虫、防盗，档案管理人员要定期对档案进行安全检查。
第二十七条 科研档案借阅办法：
（一）凡是学院教职工因工作需要借阅秘密级，及非秘密级科研档案，必须办好借阅手续，并于一周内归还。绝密档案一律不出借，需要时经相关领导批准可在档案查阅室查阅。机密档案如工作需要借出时，必须有领导审查同意才能借出，并于三天内归还。
（二）技术档案材料原则上不能借出校外，如属校外单位开展工作必不可少的材料，需要借出时，须有单位介绍信，征得作者和有关业务部门的同意。借阅秘密级档案须经学院领导批准。
（三）借阅科研档案材料，要很好爱护，妥善保管，不得遗失、沾污、撕破、勾画。
（四）借阅者不得擅自更改科研档案内容，如有更正，必须通知教务处指定专人进行鉴定，反复查对，核对完后，才能在原稿上改正，并建立错情登记，写明原因以备查考。
第二十八条 本规定由综合档案室负责解释，自发布之日起施行。
