为进一步加强学院档案管理工作，确保学院实物档案有效归档，充分利用实物档案的形态性和实证性功效，保存、展示学院办学历史的轨迹和风貌，推进学院和谐、文明建设发展，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及上级有关实物档案管理规定等法规、规章，制定本规定。
一、本规定所称实物档案是指对学校有重要保存意义和收藏价值的实物形式档案。主要包括：
1.省部级及以上机构、七院颁发给学院（包括办、处、院系等）的各类奖状（荣誉证书）、奖牌、奖章、奖杯、奖旗等；
2.学院公务、外事交往活动中对方赠送给学院的各种纪念品等；
3.学院庆典等活动中机构、校友捐赠给学院的礼物、牌匾、字画等（可用作教学设备的器材除外）；
4.学院重大活动中制作的画册、海报、徽章、纪念品等；
5.上级领导、著名校友、社会名人、院领导为学院所作的题词、贺词等；
6.学院停止使用的各种印章
7.学院各项活动中形成的其它特色实物。
二、持有以上所列实物档案的各部门均应积极、主动、及时地向综合档案室移交归档，综合档案室按规定办理有关手续。
三、在职教师、在校学生参加由学校组织、推荐的省市级以上的各类评奖、赛事等活动获得的个人荣誉证书等，原则上也应归档；其它级别的各种荣誉证书等可以作为个人人物业绩档案，由档案室通过征集方式代为保存。
四、欢迎师生、家属、校友向档案室捐赠学校历年办学过程中形成的各种形式具有保存意义的实物。
五、档案室要配备安全、规范的库房，妥善、永久保存好实物档案；并根据室藏内容，适时举办专题展览。
六、各部门兼职档案人员要认真做好实物档案的收集、积累、保管和移交归档工作，档案工作分管领导要充分重视并督促完成。
七、综合档案室应为学校各部门、个人上交、捐赠或利用实物档案提供便利条件。
八、本规定由综合档案室负责解释，自发布之日起施行。
重庆航天职业技术学院设备仪器档案管理办法
1.引言
为加强学院教学仪器设备类档案（以下简称设备档案）工作，更好地发挥仪器设备档案在我校教学、科研、后勤等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和《高等学院档案工作规范》，结合我院实际情况，制定本办法。
2.设备档案工作的基本原则
2.1 凡作为学院固定资产(5万元以上)的仪器设备、在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料以及随机材料均属设备档案。
2.2 设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。
2.3 设备档案工作必须纳入学院设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整，准确、系统，应作为学院设备管理部门的职责之一。
2.4 要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学院的教学、管理服务。
2.5 设备档案工作应纳入学院设备管理制度和有关人员的岗位职责中。
2.6 把设备档案工作列入学院发展计划，配备必要的库房、设备以及人员，每年从设备费用中拨给一定的数额，作设备档案经费。
3.设备档案归档范围
3.1 归档原则
3.1.1 归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修，改造各个环节中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
3.1.2 归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到报废的全过程，保持完整、准确、系统。
3.1.3 归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。
3.1.4 凡作为学院固定资产的价值5万元（含5万元人民币）以上的设备，其档案均需归档。价值在5万元以下的仪器设备，其档案由使用单位保存和管理。
3.2 归档的主要内容和重点
3.2.1 归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》。
3.2.2 归档的重点是仪器设备项目（特别是价值10万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
3.2.3 本院自制、作为学院固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。
3.3 不归档的文件材料
3.3.1 上级普发（非专指高校）、不办的文件；
3.3.2 未定稿的管理性文件材料；
3.3.3 未生效的合同、协议书；
3.3.4 重份文件；
3.3.5 无查考价值的一般性函件；
3.3.6 仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
4.仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程
4.1 设备文件材料的形成与积累
4.1.1 后勤处、实训中心、信息中心是学院设备文件材料的主要形成积累、汇总部门，应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理和立卷归档工作。
4.1.2 仪器设备专(兼)职档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订工作，并按要求向学院综合档案室移交设备档案。
4.1.3 学院综合档案室随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好设备文件材料的积累工作。
4.1.4 学院各级设备使用部门的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理的工作，管理人员、教师和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
4.1.5 设备文件材料，必须铅印或用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。
4.1.6 设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
4.2 整理组卷
4.2.1 设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备管理部门的兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
4.2.2 在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，整理一般以单台为单位进行组卷，将每台设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。同型号、同规格、同结构、同厂家的多台设备仪器的使用说明书、维修图册等可以只归一套。
4.2.3 将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程序，依次系统排列。
4.2.4 设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊档案的专框保管，并按要求标明参见号。
4.2.5 卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。
4.2.6 对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
4.2.7 设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式，引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。
4.2.8 全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，对不装订卷在每件文件加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。
4.2.9 认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正揩填写，字迹要工整、清晰、文面要整洁，不得涂改。
每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。
4.2.10 拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。
4.2.11 确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。
4.2.12 设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。
4.3 归档验收
4.3.1 设备管理部门的兼职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送部门负责人审查，再向档案部门归档，归档时双方签字，各持一份备查。
4.3.2 设备档案的归档验收时间为设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月。
5.设备档案的管理
5.1 分类编号
5.1.1 按《四川航天技术研究院各门类档案归档范围与整理规范》进行分类标引，给出检索分类号。
5.1.2 档号编制。按《重庆航天职业技术学院档案类目划分与档号编制规则》执行。
5.2 编目
5.2.1 每卷档案背脊上贴上注有档号的标签。
5.2.2 编写设备档案目录，按档号先后顺序，以案卷为对象填写。
5.2.3 按照《档案著录规则》编制设备档案案卷级、文件级著录卡，作为检索和计算机采集卡使用。
5.2.4 认真登记设备档案的分类目录和专题目录。
5.3 排架、保管
按档号顺序排架。
5.4 鉴定和销毁
建档的设备经学院批准调出学院或报废的同时，由学院综合档案室和设备保管使用部门共同组织档案鉴定，确定随机移出或销毁。
5.5 统计
按《重庆航天职业技术学院档案部门业务建设规范》的有关规定执行。
6.设备档案的开发利用
按《重庆航天职业技术学院档案部门业务建设规范》的有关规定执行。
7.本办法由综合档案室负责解释，自发布之日起施行。
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