第一条 为了提高学院出版物档案的工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学院和社会服务，依据《中华人民共和国档案法》，《中华人民共和国著作权法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家出版局、国家档案局《出版社书稿档案工作规定》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章，结合学院情况制定本规定。
第二条 学院在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版物档案。
第三条 出版物档案必须实行集中管理，以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。
第四条 教务处要有一位负责人分管出版物档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，认真做好出版物档案的收集、整理、立卷、归档工作。
第五条 出版物档案归档范围的确定
(一) 确定的原则
1.归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。
(二) 归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》中的出版物档案归档范围。
2.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。
第六条 出版文件材料的部门立卷及归档流程
（一）出版物档案以出版物名称立卷。一般一期刊物及其审核单组成一卷，出版本在前，审核单在后。
（二）跨年度的出版物档案，在出版的年度立卷。
（三）出版刊物以刊名加期刊为标题。
（四）学报、校报、期刊等出版物的归档移交，由兼职档案员集中向学院综合档案室移交。移交时填写移交目录一式两份，双方各执一份。
第七条 出版物档案的管理
（一）分类编制档号，方法按《重庆航天职业技术学院档案类目划分与档号编制规则》执行。
（二）编制案卷目录。
（三）将所编制的各种出版物档案数据贮入计算机数据库，进行检索和管理，条件具备时可与学校信息系统联网检索。
（四）案卷入库必须做到物、帐相符。然后按档号顺序排放。
（五）根据出版物的历史价值、科学价值和使用价值，保管期限分永久、长期、短期三种。到期经过鉴定，根据价值和需要,也可以对保管期限的升降,进行适当调整。
（六）鉴定、销毁程序、手续，均按《重庆航天职业技术学院档案鉴定销毁制度》执行。
（七）出版物档案的统计按《重庆航天职业技术学院档案统计制度》执行。
（八）出版物档案的利用按《重庆航天职业技术学院档案利用制度》执行。
（九）定期编制出版物档案汇编或内容摘要，在学院内部提供利用，并有选择地进行外部交流。
第八条 本规定由综合档案室负责解释，自发布之日起施行。
