第一章 总 则
第一条 为进一步做好学院职工档案工作，加强职工档案的规范化、科学化管理，使职工档案更好地为学院的管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和《职工人事档案材料收集归档规定》等有关法律、法规、规章，结合我院实际，制定本办法。
第二条 职工档案是组织、人事等有关部门在招用、调配、培训、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。职工档案工作是学院组织、人事工作的重要组成部分。
第三条 职工档案管理必须贯彻执行党和国家有关档案、保密工作的法规、制度，严格保管，确保职工档案的完整与安全。
第二章 职工档案管理体制与职责
第四条 职工档案工作分别由学院党委办公室和人力资源处管理。
第五条 在职副处级及以上干部在工作中产生的人事文件材料由学院党办负责收集、整理、归档、保管，并提供利用；在职正科级及以下职工、退休教职工在工作中产生的人事文件材料由学院人力资源处负责收集、整理、归档、保管，并提供利用。
第六条 职工死亡后全部人事档案由党办或人力资源处保管两年后向学院综合档案室移交。
第七条 学院党办和人力资源处要配置专(兼)职档案员负责职工人事文件材料的收集、整理、归档、保管，并提供利用。并将死亡职工的档案按规定向综合档案室移交。
第八条 专(兼)职档案员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容，防止和抵制利用人事档案谋取个人私利的不正之风。坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。档案人员工作调动时，要做好档案材料和业务文件的交接工作。
第三章 职工档案材料的归档范围、归档要求
第九条 档案材料的归档范围：
职工档案材料的归档范围见《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》，主要范围包括：
（一）履历材料。应完整记载职工个人经历等基本情况的材料，应按材料形成的先后顺序排列。
（二）自传材料。主要是指职工本人所写的有关叙述经历、家庭情况、社会关系等自传性质的材料，应按材料形成的先后顺序进行排列。
（三）鉴定、考核材料。应注意从本人档案中摘录的优、缺点材料不归档；“文革”期间，群众组织所写的鉴定材料不归档；鉴定会上的发言记录及头尾不清、文字杂乱的材料不归档；属个别谈话记录或个人写的职工一般表现材料不归档；同时按材料时间的先后顺序进行排列。
（四）学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料。应注意各种测验卷、考试卷不归档；学历类材料应为国家正式承认的，接受国民教育的学历证明材料，其它学历材料可作为培训类材料归档；专业技术职务任职资格类材料与聘任类材料分开，并按并列法顺序排列。
（五）政治历史材料的审查材料。在进行归类时，应注意在审查过程中形成的非正式调查报告，无直接证明作用的调查材料，已写过亲笔证明材料的谈话记录，同一证明人多次写的重复的证明材料，均可不归档；由组织上填写的，内容纯属摘自职工本人档案的各种表格等材料，如“职工情况排队表”、“审干表”等不归档；个别领导人或调查人写的控制使用意见，未经组织审定盖章的材料，应取出销毁或交有关部门处理；因所谓“海外关系”而形成的违反党的统战政策的各种歧视性材料、表格都不归档；未经查证核实的有关职工政治历史问题的检举材料不应归档。同时按问题及材料性质集中排列。
（六）党、团、民主党派材料。应注意尚未转正的入党志愿书应由审批单位(总支、党委)保管，等转正后方可归档；未经支部大会通过的入党志愿书不归档；入党入团过程中有组织召开的群众座谈会和党小组、支部大会记录、党员预备期表现的审查报告等不归档；批准入党的通知书，一般性的入党思想汇报，入党时调查的一般表现材料不归档；但开除党籍、团籍和取消预备党员资格后的入党、入团志愿书仍归入本类，同时应注意入团、入党、入民主党派的材料分别集中排列。
（七）奖励材料(包括行政、科技和业务奖励)。应注意虽经整理成文，但未经正式评定或批准，未盖公章的各种先进人物、事迹材料不能归档。同时按形成时间先后顺序排列，但每次奖励应将组织的审批材料放在前面。
（八）职工违反党纪、政纪、国法等材料。应注意按问题及材料性质集中排列。
（九）干部任免、工资、待遇、出国、各种代表会的审批表、呈报表、登记表等材料。应注意《职工职务变动表》应放在档案目录之后，不在档案目录中登记。
（十）其它可供组织参考有保存价值的材料。
第十条 档案材料的归档要求：
（一）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整齐全、内容真实、文字清楚、对象明确、手续完备。由组织形成的材料有形成的时间和组织印章，个人撰写材料有形成的时间和本人签字。
（二）归档文件材料一般应使用16开或A4规格的办公用纸，材料左边应留出空白
（三）收集的材料应及时归档，并严格按照上级和学院相关的文件要求，对档案进行定期整理。在整理过程中，做到：鉴别认真、分类准确、目录清楚、编排有序、加工合理、装订美观。
第四章 职工档案的整理与移交
第十一条 职工档案文件材料应保持卷内文件的有机联系进行排序，整理按照国家有关管理规定执行。
（一）按文件形成时间的先后顺序排列。履历表、自传类、鉴定类、考核类、任免类、学历类、工资福利类、其它类采用此法；
（二）按问题结合重要程度排列。审计类、成果类、政审类、党团类、奖励类、处分类采用此法；
（三）案卷按职工姓名的四角号码大小排列。
第十二条 职工死亡后，其档案分别由党办或人力资源处保管两年后移交综合档案室，档案移交工作参照档案接收工作程序执行。
第五章 职工档案的利用
第十三条 职工档案提供利用的范围：
（一）院领导、党委办公室、纪委、审计处、人力资源处的党员干部因工作需要可查（借）阅职工档案。除上述部门外，其他室、处、院系等各部门的领导干部因工作需要经人力资源处同意后可查（借）阅所属下级的人事档案。
（二）各部门领导干部如因工作需要必须查阅上级或非所属下级人事档案的，须经院领导批准。履行相应审批手续后方可查阅。
（三）校外公、检、法、国家安全等部门，因工作需要查阅职工档案的，必须持单位介绍信，经过学院领导批准后在党办或人力资源处负责人的陪同下可查阅职工档案。公证处、法律顾问处只可查阅职工档案的履历、自传部分。
（四）任何个人不得查阅或借用本人及其亲属档案。
（五）职工档案一律不外借。
（六）本院在职教职工因私（出国、报考研究生等），需复印本人档案材料或要求出具证明时，需持有《查（借）阅职工档案审批单》，由职工档案管理人员办理。
（七）死亡职工亲属查阅档案可持有效证件，经院领导和人力资源处批准，办理查阅手续后，由职工档案管理人员查阅。
（八）查阅职工档案须注意的事项：
1.阅档时严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。不得将两份档案材料同时抽出查阅，以免材料错装。
2.查阅、借用档案的单位或个人须注意保密，不让他人翻阅，不得擅自抄录、拍摄、复制档案内容。非抄录不可的，应征得档案员允许，经核对后抄录。因工作需要从档案中取证，必须经主管领导批准，才能复制。
（九）职工档案一般按照永久保存进行管理。
第六章 职工档案的转递
第十四条 转递职工档案，必须通过机要或派专人送取，严禁邮寄或个人携带。对个人携带档案的，职工档案管理部门应拒绝接收。
第十五条 转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。对整理装订不符合要求的档案，接收单位有权将档案退回原单位，重新整理。
第十七条 转递档案必须按统一规定的“职工档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等问题的，要追究当事人和有关管理人员的责任。
第十八条 收到人事档案，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。转出档案一个月未收到回执，应写信催要，以防丢失。
第七章 附 则
第十九条 本管理办法由综合档案室负责解释，自公布之日起施行。
