为了加强我院声像载体档案(以下简称声像档案)的管理，提高声像档案的质量，有效地为学校的教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》及上级有关声像档案管理办法等法律、法规和规章，制定本办法。
一、基本原则
1.声像档案是以感光和磁性材料为载体，以声音和影像为主要反映形式，辅以文字说明的新型材料。声像载体材料的记录形式、制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
2.学院综合档案室集中统一管理全院声像档案。
3.声像档案工作纳入学院各部门管理制度，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理，即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要同步。
二、归档范围、要求及责任部门
(一)归档范围
1.声像材料归档范围主要包括综合管理、照片、录音带、录像带、幻灯片、磁带、影视胶片、缩微胶片、光盘等九个方面(具体范围见《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》)。
2.归档的重点是学院各项活动中直接形成的和校外单位形成的声像载体材料。尤其是声像载体材料的原件。
(二)归档要求
1.归档的学院各项活动中形成的和外单位形成的与本学院有关的声像载体材料，必须对学院当前与长远利益具有参考价值和凭证作用。
2.归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的声像载体材料必须根据其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体，不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
4.声像材料按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目文件材料， 声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等，同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。
5.检查归档的声像材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚，对有局部划伤，断袭者应及时修补，粘结，生霉发潮的要及时冲洗，风干。
6.根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。
7.凡归档的声像档案都应有文字说明，其中照片及底片要有包括内容、时间、地点、人物和摄影者的文字说明，录音带要有包括题名、内容、报告人、会址、盘数的文字说明，录像带要包括题名、内容简介、时间、色彩、密级、长度、编制日期、制作单位和人员的说明。
(三) 归档责任部门
党办和其他声像材料形成部门，均为声像档案立卷部门，应配备相应专兼职档案人员，负责声像载体材料的收集工作，并按归档要求进行系统整理，定期向学院综合档案室移交声像档案。
三、档案管理
1.综合档案室负责声像档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。
2.根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体，编制用于档案的二级类目(载体)代号(代码)简表。
3.编制档号。按《重庆航天职业技术学院档案类目划分与档号编制规则》执行。
4.登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并编制各种分类目录和专题目录。
5.按照不同类型，不同规格声像载体分别编制的档号排架，声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间，应转录复制。
6.照片库房保持温度15-25摄氏度，湿度55-65%。其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度18-24摄氏度，相对湿度宜35-45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。
7.每年定期检查库房。防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗等情况。定时记录库房温湿度，保持库房整洁。
8.照片、底片要定期检查，有变质现象的要及时进行处理，录像带，录音带，影片等使用完后要及时倒带，并装入盒，若有变质现象的要及时进行处理。
9.按《重庆航天职业技术学院档案工作业务建设规范》做好声像档案的鉴定和统计工作。
四、开发利用
1.由于声像档案按载体类型、尺幅依档号循序分类排架，因此在检索工具上比一般的纸质文件材料工具有更高的要求，应编制多种检索目录。
2.指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。
3.根据工作需要和条件可能，选择若干重点声像档案题名，主动介绍给有关部门，进行定题跟踪服务。
4.结合学院教育事业发展的现代化进程，逐步应用计算机进行档案资料的检索，汇编等，提高开发利用档案的能力。
五、本办法由综合档案室负责解释，自发布之日起施行。
