档案材料是记载学院历史的原始材料，为使档案材料能准确、真实地反映历史， 确保档案的完整与安全，最大限度地延长档案的寿命，制定本制度。
一、归档完毕的档案，未经主管领导批准，任何人不得随意修改、补充。
二、已归档的档案如需修改，须经主管领导批准。填写《档案修改单》后，方可修改。
三、对已归档的各类档案，凡与实际不相符合，认为有必要进行修改补充的，均应进行修改补充。
四、档案需要修改补充时，必须写明修改补充的内容和原因，经主管领导批准同意，在业务部门负责人主持下，方能进行修改补充。
五、档案修改补充内容涉及多个专业或部门时，应由修改补充内容较多的部门主持，会同有关部门协商并会签。
六、档案修改补充内容少的，可直接在原件上修改，修改处要加盖"修改核实"章。如遇修改内容较多或原件需报废时，应另出新件代替。并在备考表中注明。
七、基本建设工程，进行维修、维护、改建、扩建时，要将相应的档案材料作补充、修改。工程施工中，变更原设计内容，要将变更材料收集齐后，原设计作废。
八、科研课题、设备仪器等作了加工补充的要相应补充档案材料。
九、档案经修改补充后，将修改内容填写在卷内备考表中，及时交回综合档案室，档案管理人员应进行严格审查，并做好记录。
十、档案管理人员要定期对库藏档案进行检查，发现脱色、褪色等字迹模糊的现象，应进行修复或复制，情况严重时，立即采取补救措施。
