一、学院综合档案室室藏档案，主要为本院教学、科研、管理服务。校内外部门、单位及个人利用本室档案应严格执行审批制度。利用方式分为查阅、借阅、咨询、复制、出具档案证明等。
二、院内各部门因工作需要可以查阅规定范围内的档案。查阅重要档案，需填写《重庆航天职业技术学院利用档案审批表》，履行相应的审批手续。
三、院内人员因私查阅利用档案、外单位或个人凭介绍信或身份证（工作证）等合法证明（受委托查阅他人的学籍档案材料，应持有委托人的委托书）查阅利用档案的，需填写《重庆航天职业技术学院利用档案审批表》经院领导批准，履行相应的审批手续，由学院有关职能部门到档案室进行查证。
四、查阅利用档案须按规定办理登记手续。各类档案原则上限制在综合档案室查阅室查阅。如确因工作需要必须借阅，需填写《重庆航天职业技术学院利用档案审批表》。借阅时间不超过两周，因特殊情况需继续使用，应办理延期借阅手续。归还时，由利用者和综合档案室工作人员共同清点检查，并进行归还登记，注销，视利用情况填写《档案利用效果登记表》，反馈利用档案所取得的社会效益或经济效益等情况，留室存查。
五、查、借阅档案者应自觉遵守档案室规定，对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、随意摘抄、勾画、剪裁、拆散、抽页、调换、复制、转借和丢失等。违者将根据有关档案法规予以严肃处理。档案人员对归还的档案要认真核对，详细检查。发现问题要当面向利用者提出并查明情况。
六、查、借阅档案者需复制档案的，应向档案室工作人员提出，复制重要档案的需进行审批，填写《重庆航天职业技术学院利用档案审批表》，在综合档案室内复制。
七、利用档案实行有偿服务和无偿服务相结合的原则。学院各部门利用本部门形成的档案、个人捐赠的档案以及为学院工作查考利用档案，档案室提供无偿服务；院外人员需要查阅利用综合档案室的档案，根据《中华人民共和国档案法实施办法》、重庆市物价局有关档案收费标准规定收取相关费用。
八、外国组织和外国人利用综合档案室的有关档案，应当经上级主管机关和学院同意后方可查阅或利用。
九、凡向综合档案室移交、捐赠档案的单位和个人，可优先享有档案利用权，并可对其档案中不宜公开的部份按学院保密规定提出限制意见，综合档案室维护其合法利益。
十、凡职工调动、离退休应向综合档案室归还借阅的档案后，方能离开工作岗位。
