为使立卷归档工作规范化、制度化，以确保归档材料完整、准确、系统，根据原国家教委《高等学校档案工作规范》及上级有关法律、法规，结合学院实际，特制订本制度。
一、归档要求
1、归档的文件必须是办理完毕了的文件材料，未办理完毕和未结案的文件材料不得归档。
2、归档的文件材料必须齐全、完整、分类准确、组卷合理，案卷标题简明、确切，便于保管利用。
3、归档的文件材料，必须纸质优良、字迹清楚，严禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、蓝色复写纸起草、修改、复写文件。
4、归档的文件材料，必须纸质文件材料与相应的电子文件、实物档案、声像档案一并归档。
二、归档时间和归档范围
按《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》执行。
三、归档办法
1、部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。各立卷部门必须有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定一名兼职档案员具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷归档工作。
2、各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务，参照归档范围编制文件材料预立卷类目。并根据工作实际对预立卷类目进行调整。
3、综合档案室负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导和检查。各部门兼职档案员，做好平时归档工作，按行政公文处理规定做好收发文登记，对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理，并按预立卷类目分类存放。
4、各部门把应归档的各类文件材料，由兼职档案员按要求，整理组卷后向综合档案室移交。
5、移交档案必须履行手续，填写档案材料移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量（照片需写明内容、时间、地点、人物和制作者）、移交时间，交接双方签名。
四、文件材料的部门立卷与归档流程
1、形成与积累
（1）新学年开始后，分管院领导向各部门部署新学年工作的同时，布置形成积累归档文件材料的任务。
（2）兼职档案员按《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》中针对本部门的相关规定分别积累文件材料，并定期进行整理。
（3）归档的文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。
（4）各类档案管理文件一般归档一份，重要的文件材料，除原稿外，根据实际情况，酌加副本。
2、整理组卷
（1）坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由立卷部门的兼职档案员负责将积累的文件材料进行组卷并向档案部门归档。
（2）根据各类归档文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。
（3）卷内文件按问题—时间顺序排列。
（4）卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
（5）对字迹模糊、扩散的文件应复制一份与原件一并立卷，其原件在前，复制件在后。
（6）凡是文件材料未注明标题的应加制封面、注明标题、责任者、时间。
（7）卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。
（8）各种材料大小均为A4纸，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。
（9）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在右上角加档号。
（10）打印卷内目录，置于卷首。
（11）文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案室确定。
（12）填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。
（13）长期和永久管理的档案，卷尾须附备考表。
3、归档验收
（1）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。
（2）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
（3）移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。
