第一条 为加强学院会计档案管理，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，根据《中华人民共和国会计法》、原国家教委《高等学校档案工作规范》及上级有关会计档案管理的有关规定，结合学院实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法适用于学院会计档案管理。
第三条 会计档案是指学院在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料。会计档案是学院档案的重要组成部分，是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据。会计档案具体分为四类：
（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
（三）财务报告类：月报、季报、年度财务报告。包括会计报表、附表以及财务情况文字说明等。
（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，财务会计软件使用说明，会计科目和项目编码及使用说明，会计电算化处理授权登记或使用权限备案表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料等。
其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料，具体包括：
（一）学生名册；
（二）学生缴费及欠费明细表；
（三）工资薪金发放清册及个人所得税缴纳名册；
（四）住房公积金备查簿；
（五）其他会计核算资料。
第四条 学院综合档案室和财务处负责对会计档案工作的指导、监督、检查，负责建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案日常管理和安全维护。
第五条 学院财务处每年形成的会计档案，应当按照归档要求，整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务处保管1年。期满之后，移交学院综合档案室统一保管。学院综合档案室仅接收保管期限在五年以上的会计档案。
第六条 财务处对形成的会计档案按照归档要求及时进行整理、装订、立卷和归档：
（一）各类会计凭证，应每月进行整理和装订。财务部门应根据会计凭证的数量每天或定期（最长不超过一周）及时进行整理，防止凭证的散乱和遗失。
（二）会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期，并加盖单位公章和分管财务的负责人（会计主管人员）的签章。采用电算化处理自动生成的账簿，应按月打印出纸质会计档案，也应载明账簿名称及所属年度、管理人员，并加盖单位公章、单位财务负责人或会计主管人员的签章。
（三）对各类财务报告，应区分财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。
（四）整理要求：
1、按照会计年度进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。
2、各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每件厚度
3、案卷内文件有字的均应编页号，位置在非装订线一侧的右下角。
4、卷内材料要去掉金属物，装订线外有字迹的应贴边，损坏的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。
5、卷内应有卷内目录，卷内目录应包括序号、题名、时间和页数。
6、永久、长期保管的案卷应有备考表，备考表记载案卷内材料的缺损、补充、移出等需要说明的情况。
7、案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料右边、下边整齐，在左侧装订。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。
8、案卷封面应逐项填写清楚。标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任者、内容、文件类型、名称。打印或用毛笔(粗尼龙笔)书写，字迹工整清晰。
第七条 学院财务处必须指定专人负责会计档案的日常管理，明确会计档案管理的负责人，出纳人员一律不得兼管会计档案。
第八条 采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。
第九条 以下与财务会计核算相关的文件材料，不作为会计档案管理，而应当执行学院综合档案室的文书档案管理规定：
（一）学院年度财务预算；
（二）学院财务预算执行及考核情况；
（三）学院对外投资的文件及相关投资证明；
（四）学院年度收入分配的相关文件及资料；
（五）学院基本建设和维修工程的施工合同；
（六）各类审计决定、报告及意见；
（七）公、检、法、税务下达的与经费有关的文书；
（八）国家及学院各项财务规章制度。
第十条 学院的基建项目中形成的会计档案，应当在建设工程竣工决算后随基建档案一并移交学院综合档案室，并按规定办理交接手续。
第十一条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年四类。
会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。
本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》所列期限执行。
通用会计软件、定点开发会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
第十二条 交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
第十三条 移交学院综合档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，任何人不得私自拆封或抽换。个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任；尚未移交给学院综合档案室的会计档案，需拆封重新整理的，报财务处批准后，由财务处派人监督办理。
第十四条 部门或个人查阅会计档案，必须经财务处负责人批准，由财务处派专人到档案室办理查阅、复制登记手续后，方可查阅、复制。登记簿应记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人签名。已移交到学院综合档案室的会计档案，原则上不得外借。如有特殊需要，经财务处负责人和学院综合档案室负责人批准，方可办理借阅手续，并限期归还。借阅会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第十五条 学院财务处、学院综合档案室应定期对会计档案进行清理和鉴定。对保管期满并经过鉴定，已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销毁。
第十六条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十七条 保管期满的会计档案，除本办法第十六条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
(一)由学院综合档案室会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；
(二)由学院综合档案室和财务处负责人、主管财务和档案工作的学院领导分别在销毁清册上签署意见；
(三) 向七院财务部和档案馆分别提交会计档案销毁报告(附销毁清册)；
(四)销毁会计档案时，应当由学院综合档案室和财务处共同派员监销；
(五)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况分别报告学院分管财务和档案工作的领导。
第十八条 会计档案的保管要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折，对由于工作失职造成会计档案毁损的，要追究相关人员的责任。
第十九条 会计档案利用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的，要追究相关人员的责任。对故意销毁会计档案的单位和相关责任人，提交纪检监察部门处理。构成犯罪的，提交司法机关处理。
第二十条 本办法由学院综合档案室、财务处负责解释，自发布之日起施行。
