1、引言

为充分发挥教学档案在学院教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学院的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关档案工作的法律、法规和规章制度，制定本规定。

2、主题内容与适用范围

2.1 本规定规定了学校教学档案工作的基本原则，归档范围，各部门立卷归档整理流程，教学档案的保管与统计，鉴定与销毁等方面的管理，开发利用及岗位责任制等。

2.1 本规定适用于我院教学档案的管理。

3、基本原则

3.1 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子载体材料均属教学档案。

3.2 教学档案由学院综合档案室实行集中统一管理、提供利用，任何个人和部门不得拒绝归档，更不得将其据为己有。

3.3 教学档案是教学管理的重要组成部分，立卷部门应加强领导，在教学档案管理中要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定、教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

3.4 逐步实现教学档案的计算机管理，建立教学档案数据库，并纳入全院的信息管理系统中。

3.5 教学档案的立卷部门是教务处、继续教育学院、招生办、就业办、学生处、教学院系、实训中心等(见《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》)。

3.6 各教学职能部门、院系应配备相应的兼职档案员，负责收集、整理本部门教学文件材料，并按期向学院综合档案室移交教学档案(教学院系按期向归口部门移交，由归口部门向学院综合档案室移交)。

4、教学档案的归档范围

4.1 归档范围的确定原则

4.1.1 归档的教学档案必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

4.1.2 归档的教学文件材料，必须完整、准确、系统地反映教学管理，教学实践活动的全过程。

4.1.3 归档的教学文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，并考虑教学档案成套性的特点。

5、归档的主要内容和重点

5.1 归档的主要内容包括教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材等方面。具体范围与保管期限见《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》。

5.2 归档的重点是学校在教学工作中及教学实践活动中形成的不同载体的文件材料。

5.3 不归档的文件材料

5.3.1 上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件；

5.3.2 上级有关教学的未定稿的文件；

5.3.3 重份文件；

5.3.4 无查考利用价值的事务性临时性文件；

5.3.5 非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

5.3.6 与校外单位交换来的材料；

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

6、教学文件材料的部门立卷与归档流程

6.1 形成与积累                               

6.1.1 新学年开始后，分管院领导向各处、办、院系部署新学年工作的同时，向处、办、院系主任、教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。                           

6.1.2 教务部门会同档案部门向各教学院系发放各种教学文件材料表格，学籍登记表(卡)，积累用卷宗(袋)等。                        

6.1.3 兼职档案员应按《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》中教学档案相关规定分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

6.1.4 学院综合档案室随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好文件材料的积累工作。

6.1.5 归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

6.1.6 教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件(论文、专著、优秀教材等)除原稿外，根据实际情况，酌加副本。

6.2 整理组卷

6.2.1 坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料进行组卷并向档案部门归档。

6.2.2 根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。

6.2.3 卷内文件按问题—时间顺序排列。

6.2.4 卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

6.2.5 对字迹模糊、扩散的文件应复制一份与原件一并立卷，其原件在前，复制件在后。

6.2.6 凡是文件材料未注明标题的应加制封面、注明标题、责任者、时间。

6.2.7 卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。

6.2.8 各种材料大小均为A4纸，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。

6.2.9 按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在右上角加档号。

6.2.10 打印卷内目录，置于卷首。

6.2.11 凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。

6.2.12 文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案室确定。

6.2.13 填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

6.2.14 长期和永久管理的档案，卷尾须附备考表。

6.3 归档验收

6.3.1 由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。

6.3.2 移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

6.3.3 移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

6.3.4 教学综合管理文件次年3月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。

7.教学档案的管理

7.1 分类编制档号

7.1.1 按《重庆航天职业技术学院档案类目划分与档号编制规则》相关条款执行。

7.1.2 教学类档案档号 = 分类号+ 年度 + 案卷号

属于教学管理内容的采用自然年度。其余可采用教学年度。涉及学籍问题的，可采用入学时的年度（“级”）。

7.2 编制案卷目录

7.2.1 案卷整理，排列后，须编制案卷目录。

7.2.2 计算机输入案卷级目录。

7.2.3 编制各类分类目录和专题目录。

7.3 制作案卷封面

7.4 制作案卷脊背

7.5 排架、保管

7.5.1 按档号顺序排架。

7.5.2 保管要求按《重庆航天职业技术学院业务建设规范》第10条执行。

7.5.3 与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《声像档案工作规范》有关条款处理。

7.6 鉴定和销毁按《重庆航天职业技术学院档案鉴定与销毁制度》执行。

7.7 档案的统计按《重庆航天职业技术学院档案的统计制度》执行。

7.8 档案的补充与修改

7.8.1 各教学院、系、处、办、中心随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案室补充归档，档案室有关人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、账本上补充填写。             

7.8.2 凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。

8.教学档案的开发利用

8.1 借阅教学档案按《重庆航天职业技术学院档案工作业务建设规范》第12条执行。

8.2 咨询服务、报道交流

8.2.1 指导利用者查找、利用档案，解答有关问题；

8.2.2 根据本校教学需要，开展定题跟踪服务；

8.2.3 定期编制书本式目录，发学院各部门使用，并有选择地进行外部交流；

8.3 编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编、信息交流等，为领导和师生服务。

8.4 注意收集登记利用档案的社会效益和经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。

8.5 积极创造条件开展复印、计算机检索、打印服务。

9.本规定由综合档案室负责解释，自发布之日起施行。

 

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