第一章 总则
第一条 为加强和规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令第5号）和《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）及相关法律法规，结合学院实际，制定本条例。
第二条 本条例所称的档案，是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学院重要的基础性工作，学院应加强管理，将之纳入学院整体发展规划。
第四条 学院综合档案室是学院档案的管理机构，在职责范围内指导、监督和检查各部门的档案工作。
第五条 学院档案工作由学院院长领导，分管院领导协助院长负责档案工作，其主要职责是：
（一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第六条 档案部门领导的主要职责是：
（一）制订、实施学院档案工作中长期发展规划和年度计划；
（二）组织、协调学院档案机构和全院各部门的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；
（三）贯彻、执行学院档案工作各项规章制度，为学院档案工作的发展创造良好条件；
（四）监督、检查学院档案工作，组织、开展学院档案工作评估。
第七条 学院应当建立健全档案工作的考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 档案机构及其职责
第八条 学院设立综合档案室，作为统管学院档案工作的职能部门，对全校档案工作进行组织、协调和管理。各部门要明确一名负责同志分管部门档案工作，并指定专人作为兼职档案员，具体承办本部门档案的收集、整理和立卷归档工作。
第九条 综合档案室的主要职责是：
（一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，负责对学院档案工作进行集中统一管理；
（二）负责拟定学院档案管理工作发展规划和年度计划，组织制定或修订学院档案工作规章制度和标准；
（三）组织协调各部门档案工作，并进行业务指导、监督和检查；
（四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案资料；
（五）编制检索工具，编研、出版档案和校史资料，开发档案信息资源；
（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（七）开展档案的开放和利用工作；
（八）开展兼职档案工作人员的业务培训；
（九）利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能；
（十）开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。
（十一）学院交办的其他任务。
第十条 各部门档案工作的主要职责是：
（一）认真学习、宣传和贯彻执行档案工作的法律、法规，增强档案意识。
（二）按归档范围和立卷归档要求，对本部门形成的各类文件、资料进行收集、整理、分类组卷，按时完成立卷归档任务。
（三）各部门应当指定或配备兼职档案人员，兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案管理任务。
第三章 档案的管理
第十一条 各部门应加强对档案工作的领导，做到“三纳入” 、“四同步”，即纳入工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第十二条 学院应建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学院档案管理水平。
第十三条 学院应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
文书类：主要包括学院在党委、行政、人事、工会、财务、基建、后勤等管理工作中形成的各种文件材料。按《重庆航天职业技术学院文书档案管理规定》执行。
经营类：主要包括学院在经营活动中形成的文件材料。按《重庆航天职业技术学院经营档案管理规定》执行。
会计类：主要包括学院财务工作中形成的各种原始凭证、账薄、报表、财务报告等文件材料。按《重庆航天职业技术学院会计档案管理规定》执行。
职工类：主要包括职工履历表，学历证明，考核、鉴定、评审材料，入党、入团，奖励、处分，调动，任免，工资待遇等材料。按《重庆航天职业技术学院职工档案管理规定》执行。
科研类：主要包括学院在科研活动中形成的各类文件材料。按《重庆航天职业技术学院科研档案管理规定》执行。
基建类：项目前期文件、施工资料、竣工资料等。按《重庆航天职业技术学院基建档案管理规定》执行。
设备仪器类：主要包括学院在申请、购置、使用、维修设备仪器中形成的各类文件材料。按《重庆航天职业技术学院设备仪器档案管理规定》执行。
教学类：主要包括反映学院教学管理、学生管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按《重庆航天职业技术学院教学档案管理规定》执行。
声像类：主要包括学院在党政、教学等各类工作中形成的照片、录音带、录像带、磁带、磁盘、光盘。按《重庆航天职业技术学院声像档案管理规定》执行。
实物类：主要包括学院获得的市级以上荣誉证书、锦旗、奖状以及模型，印章。按《重庆航天职业技术学院实物档案管理规定》执行。
出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、自编出版的教材、教学参考书、习题集等及出版物的审稿单、原稿、样书等。按《重庆航天职业技术学院出版物档案管理规定》执行。
第十四条 文件材料的形成部门是预立卷责任部门。课题、项目负责人是文件材料归档工作的主要责任人，对文件材料的完整性、有效性、系统性负责。
学院各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向综合档案室移交。学院档案机构专职档案人员应积极协助和配合做好上述工作。
各部门按《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》进行立卷归档，归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
第十五条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
第十六条 档案材料归档时间按《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》执行。
第十七条 综合档案室对学院档案进行整理、分类、鉴定、编制档号。
第十八条 综合档案室按有关规定确定档案的保管期限。对管理期限已满、已失去保存价值的档案，经档案室会同有关部门组成的档案鉴定委员会鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十九条 综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十条 学院教职工个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
第二十一条 综合档案室对室藏档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇到特殊情况，应当立即向院领导汇报，及时处理。
第二十二条 综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按规定报送各类档案统计报表。
第四章 档案的利用
第二十三条 综合档案室编制必要的检索工具，开展现代化管理工作，建立多种形式的服务手段，为学院各部门利用档案创造便利条件。
第二十四条 综合档案室应当积极开展档案的编研工作，将编研工作列入年度工作计划，保证必要经费，满足教学和各项管理工作的利用需要。
第二十五条 借阅、复制、摘录档案要严格执行借阅制度，按审批手续办理。向外单位或个人提供档案的，经学院领导批准同意后可按照有关规定收取费用。部门或个人需要调用其移交和捐赠的档案，综合档案室必须无偿提供。重要档案、密级档案的借阅、复制、摘录必须严格执行相关管理规定。
第五章 条件保障
第二十六条 将档案工作所需经费列入学院财务预算，保证档案工作的需求。
第二十七条 为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）的要求及时进行改扩建或新建。
档案库房应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施，确保档案安全。
设专柜存放涉密档案并由专人负责管理。
第二十八条 设立专项经费，为综合档案室配置档案管理现代化、信息化、智能化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第二十九条 学院对在档案工作中做出下列贡献的部门或个人，给予表彰、奖励：
（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的；
（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；
（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；
（四）将重要或珍贵档案捐赠给学院档案机构的；
（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。
第三十条 对未积累文件材料或积累不完整、不合格者，要提出批评，责令改正；对不归档或归档不完整、不准确者要责令限期改正直至完成归档为止。
第三十一条 有下列行为之一的，学院对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；
（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（七）档案人员玩忽职守，造成档案损失和失密事件的；
（八）其它违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第三十二条 本条例由综合档案室负责解释。
第三十三条 本条例自发布之日起施行。
