一、外出学习、开会和引进设备、技术的各种文件材料，由档案人员收文签字后方可报销文件差旅费(指资料费)。
二、凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料、照片交给保密部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，人力资源处准予报到上班。
三、基建工程结算时，财务处应凭档案部门出具的归档证明后，方能最后结账。
四、重大设备验收结账时，财务处应凭档案部门出具的验收证明方能结账。
五、学院上报登记、评审奖励科技成果（含发表论文奖励）时，财务处必须凭档案部门出具的专题归档情况证明材料，证实科研材料已归档，才能发放奖金。
六、学院教职工在提职考核时，人力资源处必须凭档案部门出具的专题归档情况证明和课题证明材料，才能对科技人员提职考核。财务处必须凭档案部门出具的专题归档情况证明材料，才能报销论文评审费。
七、学院重大活动照片、录音带、录像带摄制、展板制作（备份光盘、照片、文字）后，必须凭档案部门签字，证实材料已归档，财务处才给予报销。
