根据市教委、市档案局《关于检查高等学校档案管理办法贯彻落实情况的通知》（渝教办函[2011]266号）要求，我院对《高等学校档案管理办法》贯彻落实情况进行了自查，现将自查情况报告如下：

我院系中国航天科技集团公司第七研究院（以下简称七院）下属单位，2010年3月，七院对所属单位提出档案管理达标要求，学院以此为契机，开展了贯彻落实《高等学校档案管理办法》工作，成立了综合档案室，初步建立了档案工作网络，明确了有关部门和人员的档案工作职责；制定了档案管理制度和业务规范；档案实体建设也取得了明显的成效。  

七院领导十分关心我院档案工作，七院副院长张凯、档案馆馆长迟克亮等多次到学院检查、指导工作。学院领导高度重视，把贯彻落实《高等学校档案管理办法》工作作为加强内部管理搞好示范院校建设的措施之一，列入了全院工作计划，提出了具体、明确的工作要求，提出要通过贯彻落实《高等学校档案管理办法》，切实改变落后面貌，全面提升学院档案管理水平。学院领导还将贯彻落实《高等学校档案管理办法》列入工作议程，布置任务，听取汇报，解决问题，召开专题会议，协调工作。多次进行现场检查指导，提出相关整改要求。

根据《高等学校档案管理办法》要求，结合学院实际情况，学院成立了具有档案行政管理和档案实体管理双重职能、独立的档案工作机构——综合档案室，确定了档案人员编制和职责(院办［2010］55号)。制作了档案工作网络图和档案工作流程图，明确了各部门及各类人员档案工作任务及流程。

档案工作网络的建立，为档案工作的正常有序开展提供了机构和人员的保证。

以前，学院档案室集库房、办公、阅览于一身，没有实现“三分开”。根据各级档案法律法规的要求，在教学行政用房异常紧张的情况下，经过多方调配，学院将综合档案室整体搬迁至图书馆二楼，改善了综合档案室办公条件，实现了库房、办公和阅览的“三分开”，基本达到档案管理工作的场所要求。

在搬迁档案室的同时，根据档案管理达标和档案管理的“八防”要求，学院投入了大量经费为综合档案室配备了各种必要设备和装具。

一系列的投入，为学院档案工作提供了必要的物资保障。

根据《高等学校档案管理办法》和有关档案法律法规，学院制定下发了统一的档案管理制度共计32项，内容涵盖了档案管理机构、人员设置要求、各级各类人员档案管理职责、档案管理条件保障、档案业务建设规范等档案工作各个方面。

档案管理规章制度的建立，使档案管理工作迈向了制度管理、规范管理的轨道，使档案各项工作有序开展，扭转过去分散无序、各自为阵的局面，实现了档案集中统一管理，档案工作整体达到了制度化、标准化和规范化。

在此以前，学院档案管理虽然有一定的基础但比较薄弱，教职员工的档案意识不强，没有严格按照集中统一管理的原则建立健全各门类档案，许多档案文件材料分散在各部门各经办人员的手中。各级、各类人员建档、管档、用档的意识存在很大的差距，档案法制观念不强。为此，学院领导在各种会议上都特别强调档案工作的重要性，要求全体教职员工必须提高对档案的认识，必须树立集中统一管理档案的意识，全员支持、配合、参与贯彻落实《高等学校档案管理办法》工作；同时，综合档案室利用网络（学院网站、档案QQ群等）、简报、橱窗等方式宣传档案法律法规、报告工作进展情况。经过各种形式的宣传，全员档案意识得到了很大的提高。

档案人员的档案意识和业务能力直接关系到今后学院档案管理水平的提高，为此学院采取了送出去和请进来的方式开展档案人员培训工作。

2010年5月16日至5月22日，综合档案室两位专职档案员参加了国家档案局在成都举办的档案规范化管理培训班，学习了会计档案、文书档案、电子文件档案的管理及归档文件的整理规则，初步掌握了文件材料的分类、整理、保管及鉴定销毁制度和规则。

2010年6月8日，学院主管档案工作的领导、有关部门领导、专职档案员及部份兼职档案员参加了七院组织的档案工作知识培训，参培人员反应良好，受益颇多。

2010年6月18日，学院邀请重庆市档案馆经科处副处长陈菊来学院进行了档案管理基础知识培训，学院全体专兼职档案员参加了培训。

各种形式的宣传和培训活动，提高了全员档案意识，增强了档案人员的业务能力，为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的保障。

在学院领导关心、支持下，在各部门的大力配合下，经过专兼职档案员的辛勤努力，我院建立了包括文书、经营、会计、职工、科研、基建、教学、声像、实物、设备仪器、出版物、审计监察与法律事务等12类档案，原保管在各部门的分散档案材料，全部按要求整理、分类、组卷、移交学院综合档案室。

综合档案室是学院独立的档案工作归口管理部门，具备双重职能作用，对学院档案工作实行集中统一管理。

目前，综合档案室共有工作人员4名，其中主任1名、副主任1名、专职档案员2名，学院各个部门分别确定了一名档案工作分管领导和兼职档案员，全院共有兼职档案员23名，形成了完善的档案工作网络。

各部门按照综合档案室的统一要求，负责文件材料的收集、整理、分类、组卷、移交等工作，其档案工作业务接受综合档案室的指导。

学院明确副院长李震分管档案工作，学院领导和分管领导非常关心、支持档案工作，经常听取档案工作回报，及时解决档案工作中存在的问题。学院在教学用房十分紧张的情况下，想方设法解决档案用房，在资金非常紧张的情况下，优先满足档案工作需要。

学院制定了相应规章制度，档案工作逐步实行了“三纳入”、“四参加”、“四同步”管理。档案工作纳入了学院领导议事日程，纳入了学院发展规划、年度计划、各部门工作计划、有关人员职责和学院考核体系。

为保证档案的完整、准确、系统、有效，学院制订了系统的档案工作管理制度（以《重庆航天职业技术学院档案管理制度汇编》形式下发）和业务规范（以《重庆航天职业技术学院档案业务规范》形式下发），各部门将档案管理工作有关要求纳入了相关工作程序和管理制度中，提高了归档文件的质量。

档案人员参加了学院工作会、设备仪器开箱验收和各种评审会等。通过参加各种会议，档案部门及时了解有关情况，对科学、合理地制定、下发归档计划和专题计划起到了积极的作用，也为档案部门及时跟踪文件材料积累情况创造了条件，增强了档案工作监督、检查和指导的针对性。

综合档案室设有办公室、档案库房、阅览室，做到了库房、办公、阅览三分开。档案人员人手一台计算机，配备了空调2台(柜机、挂机各1台)，温湿度记录仪1台，档案专用缝纫机1台，凭证装订机1台，新购置档案柜25个，打印、复印、扫描一体机1台，吸尘器1台；为保障档案的安全，在库房安装了与110联网的防盗警报器，同时加装了防盗门、铁窗等；加装了防紫外线窗帘，按规定更换了库房照明灯具(用防紫外线灯替换了原来的日光灯)。“八防”措施基本到位，档案装具齐全。

几年来，学院一直致力于档案基础业务建设，建立了档案移交、接收工作程序和档案业务规范体系。档案人员定期到各部门了解文件积累和预立卷情况，对档案工作中存在的问题及时与兼职档案员进行沟通并进行业务指导；接收档案时，加大对归档文件材料质量的审查，将存在的问题和整改要求反馈给业务部门，及时跟踪整改进度，使学院档案质量逐年提高，档案工作逐步规范。各部门能按照归档时间完成各类档案的收集、预立卷和移交，综合档案室对各类档案实行了集中统一保管，现有档案总数5161卷。

1. 编制检索工具情况

学院档案均建立了Excel电子目录，通过利用office系统自带的查找功能，可快速查找有关档案信息。编制的档案检索工具主要有：卷内文件目录、案卷目录、全引目录、专题目录、背脊、封面等。基本满足档案利用的需要。

2. 学院档案收集比较完整，能够满足利用者需求。档案人员熟悉所管范围档案及相关业务，能迅速、准确、主动地通过各种方式为利用者提供优质和高效的服务。

近三年，档案部门采取多种形式为学院教学、科研、管理等工作提供档案利用近3000人次，利用档案、资料近1500卷（册）次、复印档案、资料近1500册次。据不完全统计，近三年仅利用档案所创经济效益约为500多万元。

3. 档案信息开发工作情况

学院重视档案信息开发工作，每年均按档案工作要求开展了档案编研工作，编研成果有:《规章制度汇编》、《教学计划汇编》、《教学管理制度汇编》、《大事记》、《内部管理制度一览》、《学术论文集》、《教育志》、《历史沿革》共计8种。

通过开展《高等学校档案管理办法》贯彻落实工作，学院档案工作较以前有了非常明显的改观，推动了学院档案工作的跨越和发展。

（一）、机构独立，体系健全，统一领导，集中管理。档案工作上升到学院层面，由学院统一领导和部署，更好地整合了各种资源，使档案工作在人员、库管条件、档案工作手段、工作经费等各方面得到保障，为档案工作的持续、稳定、健康发展提供了有力的支撑。

（二）、从档案材料科学系统组卷，档案实体初具规模。从实际效果看，原来我们的档案分散到各部门，不成系统。目前，学院综合档案库房已初具规模，档案实体按照科学的类目设置，系统组卷，合理排架，井然有序，为档案开发和利用创造了有利条件。

（三）、档案队伍建设和业务能力得到加强。过去，学院没有独立的档案工作机构、档案管理人员少，通过增配档案人员，建立兼职档案工作队伍，稳定和加强档案工作网络及人员。通过开展各级各类业务培训，档案人员的业务能力有了较大的提升。

（四）、保证经费，档案库房条件有了较大改观。“巧妇难为无米之炊”。档案工作要落到实处，符合标准的档案库房是需首要解决的问题。通过贯彻落实《高等学校档案管理办法》，促使学院档案库房管理更加规范化、科学化，硬件设施更加符合档案工作的发展要求。解决了以往学院档案分散保管的问题。

（五）、创建了档案管理制度体系，构建了档案工作稳步发展的长效机制。在工作实践中我们深切地感受到，要做好档案工作，必须建立切实可行的长效机制。学院因地制宜，结合自身实际，建立了档案工作统一领导管理、集中统一管理的体制。通过制定一系列管理制度，使档案工作有章可循，改变了过去无制度、无要求的状况。

（六）、增强了全员档案意识。档案工作千头万绪，档案收集、整理工作量尤其巨大。各部门通过参与贯彻落实《高等学校档案管理办法）工作，增强了对档案工作认识，档案意识进一步增强。

（一）、档案基础业务建设工作需要不断加强，尤其是在文件及时归档、档案的完整性、准确性、系统性等方面作为管理重点。

（二）、档案信息的开发利用上存在较大改进空间，尤其是在开发档案信息资源进行深层次加工方面应进一步下功夫，以提高档案利用的效率效果。在今后的工作中，应继续大力争取领导的重视和关心，争取各业务部门的支持，围绕学院教学中心工作及利用者需要，多角度和多层次的开发档案信息资源，提高档案编研工作水平。

（三）、专、兼职档案队伍的业务水平需继续提升，工作方法需进一步改进，工作效率需不断提高，今后工作中应进一步强化对档案人员的业务培训。

（四）、档案的现代化管理不够，离上级要求有一定差距，需加快档案信息系统建设，购买档案管理系统，实现档案工作各个环节的计算机化。

对照《贯彻落实【高等学校档案管理办法】情况自检评分表》逐项评分，自评得分为101.5分（其中附加项目得分9.5分），共扣8.5分。（详见附表《重庆航天职业技术学院贯彻落实《高等学校档案管理办法》情况自检评分表》）

展望未来，学院档案工作将面临新的机遇和挑战。我们要在继承以往好的做法的基础上，不断完善档案业务培训，促进档案队伍提高能力，积极开发运用新技术新手段，不断提高信息化、现代化管理水平。我们将以本次检查作为新的起点，不断开拓创新，努力将档案工作推向新的高度。

 

 

重庆航天职业技术学院

二〇一一年九月二十日

 

 

附表《重庆航天职业技术学院贯彻落实【高等学校档案管理办法】情况自检评分表》