做好学院“十三五”档案工作的五个关键词
———“我看学院十三五”征文
综合档案室 姜本兰
2016年，学院“十三五”发展规划蓝图绘就，要求“以强化专业内涵建设为重点，以创新内部管理机制为动力，以全面提高教学质量为核心，以打造特色高职院校为目标，突出重点，强化管理，提高质量，培育特色，走出一条具有鲜明特色办学风格和自身特色的高职院校发展之路”，最终实现“学院职业教育特征和行业办学特色更加凸显，成为国内有影响力的行业办学典范，力争进入国家优质高等职业院校行列”总体目标。“十三五”从2016年开局至2020年，我们落实学院“十三五”发展规划部署的各项工作，要 “发扬钉钉子的精神，一张好的蓝图一干到底”，要“结合新的实际，用新的思路、新的举措，脚踏实地把既定的科学目标、好的工作蓝图变为现实。”
依据学院“十三五”发展规划，我们提出学院“十三五”档案工作的目标任务是：认真执行党和国家关于档案工作的方针、政策，紧紧围绕学院“十三五”教学科研和建设发展任务，深入贯彻《档案法》和七院、川航集团公司“十三五”档案工作发展规划要求，进一步巩固档案工作机构，完善档案管理制度，开发覆盖教学科研、管理和建设工作的档案资源，推进档案信息化建设，加强以档案安全保密为重点的保障条件建设，全面提升档案工作水平和服务能力，为促进学院教学科研创新、办学实力跃升和全面发展进步，为保障学院“十三五”发展规划目标达成，提供优质高效的档案服务。
因此，实现档案工作“十三五”目标任务，需要抓住五个关键词：
关键词一：建立档案工作责任共同体
加强统一管理，贯彻法规制度，保证经费投入，做好宣传教育，建立责任共同体，是加强学院档案管理工作的根本要求。
加强统一管理，就是要巩固学院分管领导负总责、综合档案室牵头、各方面共同参与的档案工作网络，发挥综合档案室统筹规划、统一管理、协调指导和监督考核职能作用，坚持“三纳入”、“四同步”、“四参加”制度，落实各部门、各院系档案工作责任制。
贯彻法规制度，就是要按照《档案法》、《保密法》等法律法规要求开展档案工作，强化“依法管档”、“依法抓建”意识，落实档案工作责任。及时修订完善学院档案管理制度和业务规范，适应学院“十三五”档案工作新形势、新要求。加强对档案规章制度贯彻落实情况的监督检查，确保各项规章制度落到实处。
保证经费投入，就是要将档案用房维护、档案装具补充、档案安全保密设施设备采购、档案技术装备更新、信息化建设、档案征集、档案利用、档案科研等工作需要的专项经费列入学院财务预算，适时投入，保障档案工作需求。
做好宣传教育，就是要面向学院各级各类人员，利用学院办公网络、学报及各类媒体，定期举办档案专题讲座，开展档案法律法规、管理制度和业务规范的宣贯，增强全员档案意识，开创学院上下积极支持、共同参与、常抓常管的档案工作新局面，建立坚强有力的档案工作责任共同体。积极创造条件，参加国家、七院、川航集团公司和重庆市举办的档案业务培训，提高档案人员的责任意识、业务技能和综合素质，建设过硬档案工作队伍。
关键词二：开发全覆盖的档案资源
开发覆盖教学、科研、建设、管理工作的档案资源，建立齐全完整、丰富多样的学院档案资源体系，是学院档案工作的基础和科学发展的重要条件，是档案工作服务学院教学、科研、管理、建设和发展的根本途径。
开发学院档案资源，需要在学院日常教学科研、管理和建设工作中，落实档案工作“三纳入”、“四同步”制度，确保档案收集工作全覆盖；需要按照学院档案业务规范相关要求，接收、审核各部门、各院系提交的档案，做到应归尽归、应收尽收。
开发学院档案资源，需要在学院举办重大活动（如重要的计划工作会议、重要的课题评审鉴定会议、立项的基建工程竣工验收会议、重要设备验收会议）、开展重点工作、完成重要教学科研成果的过程中，综合档案室全程参加，指导承办部门收集整理重要档案，监督检查档案收集整理的进度和质量，确保珍贵档案能够及时归档。
关键词三：推进档案管理信息化
以学院数字化校园扩容升级为契机，同步推进档案管理信息化建设，是学院“十三五”信息化建设的重要内容。
推进档案管理信息化，需要升级“瀚海之星”综合档案管理系统，开发网络数据管理、网上检索和网上借阅管理功能，发挥该系统的综合效益。
推进档案管理信息化，需要及时、完整地接收教学科研、管理和建设工作中产生的电子文件和原始数据，加快完成室藏纸质档案和照片档案数字化，充实学院数字档案资源库，推进数字档案室建设。
关键词四：加强档案安全工作
落实档案安全主体责任，突出档案安全风险治理，严格档案安全预防管控，确保学院档案绝对安全，是抓好学院档案安全工作题中应有之义。
分管档案工作的学院领导作为档案安全工作第一责任人，须全面履行职责，承担起档案安全工作的全面责任。综合档案室及其负责人、专职档案员、立卷部门分管档案工作的领导、兼职档案员作为档案安全工作直接责任人，须切实履行各自职责，承担起档案安全工作的直接责任。
学院档案安全风险治理，需要特别关注五个方面。法律政策执行风险治理方面，重点是纠正个别单位落实档案法规制度随意性大、“打折扣”等问题。制度安全风险治理方面，重点是修订、补充、完善学院档案工作基本制度和管理办法。资源安全风险治理方面，重点是严格按照学院《各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》要求，做好档案的收集归档、移交接收工作，真正做到收集归档“应收尽收”、“应归尽归”，移交接收“应交尽交”、“应接尽接”。档案实体管理风险治理方面，重点是档案用房、档案装具和物防、技防设施设备的升级和更新换代；档案库房的精细化管理，各项检查巡查的逐项落实；档案利用交接和档案原件出库入库的规范管理。档案保密、开放与利用风险治理方面，重点是落实《档案法》、《保密法》和档案管理安全保密规章制度，加强档案人员保密教育和管理，按照权限和要求提供档案利用，严控档案失泄密隐患和苗头，坚决杜绝档案流失、损毁和失泄密事件发生。
档案安全预防管控，需要抓住“发现问题或隐患――整改――应急处置――考核”这条主线。把档案安全自查、巡查、抽查、专项检查作为经常性工作来抓，每月、每季度、每半年都要安排相关检查活动，检查过程以及检查发现的问题或隐患、产生问题或隐患的原因、责任单位、责任人、整改措施及整改时限等，都要做好详实记录并督促抓好整改落实。结合学院档案安全工作实际，完善档案安全应急管理制度和应急预案，按照预案要求安排应急演练，提升档案安全应急处置能力。完善学院档案工作考核制度，做到考核对象全参与、考核内容全覆盖、奖惩措施全兑现，通过考核促进档案安全工作制度化、正规化、常态化。
关键词五：提高档案利用水平
运用学院档案资源，提供档案利用，服务学院教学科研，服务学院建设发展，服务学院行政管理人员和广大师生，服务重庆经济社会，是学院档案工作的出发点和归宿。不断提高档案服务水平，增强档案利用效益，是学院档案工作的永恒主题。
在电话查阅、网络查阅、现场查阅和授权复印、打印、借阅、摘录、网络下载等档案利用方式的基础上，开发档案利用服务系统，完善档案利用技术装备，不断改善档案利用技术手段和硬件、软件条件。
根据学院教学科研、管理、建设工作对档案利用的需求，挖掘学院档案信息价值，通过分析研究、综合加工和深度开发，以专题材料、专题汇编和档案展览等形式，推出一批高水平、高质量的档案利用成果。
档案人员应立足档案工作岗位，总结档案工作的成绩、经验和教训，研究档案工作中需要解决的困难和问题，跟踪档案工作的形势和发展，撰写发表有见解、有创新的学术论文，形成有水平、有影响的档案学术成果，从实践和理论方面锻炼、提高档案人员的工作能力和业务水平。
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