借鉴NYP经验积累与分享理念，让档案工作融入到我院各项工作中
——关于“十三五”档案建设及管理的思考
综合档案室 辜永成
学院十三五规划提出了“加强档案建设及管理，推进档案管理信息化工作”的工作任务，如何将这一任务与我院各项工作相结合，让档案工作融入到我院各项工作中，我觉得新加坡南洋理工学院的经验积累与分享理念值得借鉴。
1 关于NYP的经验积累与分享（AES）
经验积累与分享 (AES)实际上既是NYP创新的理念，也是他们运行的较为成熟的一个知识管理系统，它简而言之就是：经验积累—分享—应用—再积累，它的主要构成及运行如下图：
从图中可以看到，在这个循环的三角形中。核心是 (AES)知识库，也就是知识库平台的建立，通过一定授权形式来进行知识产权的分享，使全体师生得以借鉴学习。
经验积累与分享通过AES知识数据库来实现。NYP有一套严格的制度，使得教师教学的全过程，包括讲义、教案、讲解、指导学生理解知识的每一个步骤、可能出现的错误和解决办法等以及项目人员科研和科技开发的全过程，包括研究、设计、制作、调试，每一个步骤中出现的问题以及解决的办法等都保存在统一的知识库中，供所有的项目工作者共享。这样不仅便于师生在后来的工程项目中方便、快捷地得到帮助，同时也大大提高了学院工程技术开发的效率。现在，南洋理工学院已有2000多个大项目储存在知识库中，这样就可以避免教师进行许多重复的劳动，也可以少走很多弯路，同时为学生提供了广阔的学习天地，在参与项目时，可以有更先进和成熟的经验可以借鉴。
2 经验积累与分享的实质是档案的收集和利用
刚接触的时候，我感觉NYP的经验积累与分享类似于我们的教学资源共享平台，但更进一步观察就会发现，它与教学资源共享平台有很大不同（NYP的教学资源在图书馆），它是教师教学科研全过程的完整记录，属于教学或者科研档案的一部分。笔者曾经试图和NYP方面探讨档案管理方面的问题，他们就向我介绍了他们的经验积累与分享系统。其实，经验积累不就是档案的收集、经验分享不就是档案的利用吗？所以笔者认为，NYP的经验积累与分享实际上就是档案的收集和利用。
说NYP的经验积累与分享是档案的收集和利用，还可以从AES系统后来的扩展得到进一步佐证。AES系统在1994年正式启动，在2005年加入了非项目的知识经验，可以应用在多个领域。例如，在接待上，有一次一位重要政府官员来院视察，喝咖啡加奶不加糖，这一特点被输入AES系统。当这位官员再次来访的时候，他获得了喝咖啡加奶不加糖的个性化服务，使客人倍感亲切。又如，在人力资源管理上，可以在数据库中记录、更新教职员的履历（进修学历、技术专长、专业经验、项目参与、语言掌握、个人兴趣等）。在相应的项目到来时，通过数据库检索，找到合适的人选承担任务，或者进行科学的人力资源调配。在课程开发、项目管理、教学与行政服务等多方面，AES系统都发挥着事半功倍的重要作用。
所以，我个人认为，NYP的经验积累与分享的实质是档案的收集和利用，所谓经验积累是利用信息技术记录学院教学、科研、行政管理等各个方面的工作的电子档案，是我们我院档案的一部分；所谓经验分享，就是对这些档案的利用。
3 借鉴NYP经验积累与分享理念，让档案工作融入到我院各项工作中
笔者对NYP的档案管理体制和方式没有研究，只是根据我国我院档案的有关规定，认为经验积累与分享属于档案（或者说属于档案的一部分）的收集和利用，如果是这样，那么NYP的经验积累与分享就给我们的档案工作一个很重要的启示，那就是档案工作必须融入到我院各项工作中，注重记录教学和其他工作的全过程，使档案的收集和利用成为全体职工日常工作和学生日常学习的一部分，与师生互动起来。
3.1 我院档案收集和利用方面存在的问题
《高等学校档案管理办法》明确了我院档案的十一个类别及其归档范围，以我院教学档案为例，根据《重庆航天职业技术学院各门类档案归档责任部门、归档时间、归档范围和保管期限表》，其归档范围主要包括综合、学科与实验室建设、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生、教材、声像类等七类档案材料。这些材料看似涵盖了教学的方方面面，但仔细研究就会发现，这其中恰好缺少了教师教授和学生学习过程的记录，也就是缺少了教师教授和学生学习过程这个教学工作的主体部分，造成教学档案没有完整记录整个教学过程。其后果就是，当一个经验丰富的教师离开学校后，继任者不能借鉴它的教学经验，必须进行许多重复劳动；下一届学生也无法从其他教师和学生那里得到启示和帮助，继续发生曾经发生过的错误。其他类别的档案也和教学档案类似，注重记录计划和结果，却没有记录过程。例如，某位领导到学院检查工作，我们一般就是拍几张照片，再配一段文字，然后入档。而对这次接待工作的准备、接待过程和接待中的亮点及存在的不足等没有记录，如果下次这个领导再来，除非接待人员没有变化且记忆力惊人，否则就无法通过查阅上一次的档案，学习借鉴上一次接待的亮点，避免上一次接待的不足，把接待工作做得更好。
目前档案收集的现状直接导致两个结果，一是档案的收集和利用没有很好地融入学院的各项工作，教师、学生没有成为档案收集和利用的主体；二是档案的利用还局限在查阅、佐证等低层次上，没有与师生产生互动，师生档案工作的重要性认识很难得到提升。
3.2 造成档案工作与师生互动不足的原因
目前我院的档案归档范围，主要依据是《高等学校档案管理办法》第十五条。以教学档案为例，该条规定，教学类档案“按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行”，这说明，教学档案的归档范围是1987年确定的。也就是说，我们目前教学档案的归档范围，是上世纪八十年代的技术条件下所能够收集到的档案材料，在当时条件下，要记录整个教学过程几乎是不可能的，其他类别的档案也大致如此。但随着科学技术的发展，特别是计算机和网络技术的发展，现在收集档案材料的方式和方法与上世纪发生了很大变化，要记录整个教学过程和其他工作过程已经变得非常容易，而我们的档案工作拘泥于这些规定，没有与时俱进，充分利用现代化手段，扩展档案的收集范围，把档案工作的主体还原到师生身上，造成档案收集和利用与师生关系不密切、缺少互动，使得档案的作用没有得到充分发挥。
3.3 借鉴NYP经验积累与分享，让档案工作融入到我院各项工作中
我国我院的档案管理有一套自己的法律法规和业务规范，要借鉴NYP的经验积累与分享改进档案管理工作，需从以下几方面进行。
首先，进行档案信息化建设，改进档案管理系统。档案信息化建设的第一步就是采用档案管理系统软件，进行档案业务处理和档案工作管理。但目前的档案管理系统软件在档案业务管理方面功能较强，在知识管理方面功能不足，需要改进。要强化档案管理系统软件的知识管理功能，使档案管理系统既是档案业务管理软件，又是知识管理数据库，用知识管理的理念和方法来管理档案，用知识服务的理念和方法来利用档案。
其次，要扩展电子档案归档范围。随着科学技术进步，要记录教师教学过程和学生学习过程以及学院其他各项工作的开展过程已经非常容易，应当与时俱进，扩展电子档案归档范围，把每一项教学、项目、行政管理等工作任务过程以电子档案形式归档，改变目前这种电子档案只是纸质档案电子版的状况，充分发挥电子档案的优势。
第三， 完善规章制度。积累是分享的前提，NYP的经验积累与分享之所以发挥巨大作用，根本原因在于有一套严格的规章制度，确保每一个教学过程、每一个项目、每一项工作任务进行时，留下完整的记录材料，在工作结束时，相关人员就能够及时将教学、科研、行政管理等工作任务从筹划、进行、结果以及经验教训等完整过程上传AES数据库，形成经验积累。从档案工作的角度来说，只要我们扩展了电子档案归档范围，现有的法律法规和规章制度就能够保证归档，完成档案的收集（相当于NYP的经验积累）。但如果对教职工做这样要求，肯定要增加他们的工作量，因此，要保证这项工作的顺利进行，除了档案法律法规和规章制度外，还需配套和完善工作量计算以及奖惩方面的规章制度，确保教职工必须做这项工作、愿意做这项工作、想做好这项工作，形成档案收集和利用（经验积累与分享）的良性循环。
如果借鉴NYP的经验积累与分享的成功做法并发挥档案工作优势，就会真正实现人人提供档案、处处提供档案、人人使用档案、处处使用档案的良好局面，档案工作在与师生员工的日常互动中得到提升，发挥更大作用。
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