根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部令27号)、《重庆市科技项目档案验收暂行办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，《高校仪器设备档案工作规范》，特制定本制度。
一、按《重庆市科技项目档案验收暂行办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，《高校仪器设备档案工作规范》的规定，档案部门应参加以下工作：
1、科研项目主管部门或承担部门实施的科研项目，在项目完成后，必须形成完整、准确、系统的档案，并经档案管理部门验收。各类科研项目鉴定验收时，应有档案管理部门派人参加。档案不符合规定的，不予鉴定验收。
2、学院档案部门应是工程验收小组成员，会同学院基建部门负责基础文件材料的验收工作。基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程验收。
3、重大设备（价值5万元以上的）开箱验收必须有学院档案部门参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财会部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。
二、“四参加”活动，实行分级参加的原则：
1、重要的计划工作会议（学院报七院、市教委及其以上单位立项的课题、工程项目计划会议）应通知综合档案室人员参加；
一般的由教务处、基建处、后勤处、课题组的兼职档案人员参加。
2、重要的课题评审鉴定会（国家和部委下达的重大的研究项目；国家各部门和市下达的较为重要的研究项目；以及一般国际合作项目）应通知综合档案室人员参加。一般性研究项目由教务处、课题组的兼职档案人员参加。
3、立项的基建工程竣工必须通知综合档案室人员参加。一般工程竣工由基建处、后勤处的兼职档案人员参加。
4、重要设备验收（5万元以上或高、精、尖的设备）工作必须通知综合档案室人员参加。2至5万元以内的设备由资产管理部门的兼职档案人员参加。
三、档案人员参加的各项活动应有通知、记录、签字的材料存档。
